Un(e) agent chargé des collections – Paris (75)

24 juillet 2017

AGENT CHARGE(E) DES COLLECTIONS H/F
Paris 75

Introduction et contexte:

Avec près de 650 000 livres, 11 000 revues, 18 000 dossiers de presse, des ressources numériques variées (près de 80 bases de données, plus de 10 000 ebooks, 25 000 revues en ligne) la bibliothèque de Sciences Po, bibliothèque de référence en science politique, possède la plus riche collection en sciences sociales en France. Comptant plus de 11 000 lecteurs et plus de 100 salariés, 33 vacataires elle est à la fois utilisée par les étudiants et enseignants chercheurs de Sciences Po et pour près de 9 % par des lecteurs extérieurs.

Missions:

FONCTIONS
Sous l’autorité du responsable opérationnel « Gestion et évaluation des collections », l’agent(e) chargé(e) des collections contribue à la qualité de l’accès aux collections et assure la fiabilité des données sur les exemplaires.
A ce titre, vous devrez assurer notamment les missions suivantes :
Participer à la gestion physique des collections, transferts, mouvements de collections et rangement des documents :
– Contribuer à la préparation des transferts vers les annexes ;
– Assurer les déplacements de collections, port de charge si nécessaire ;
– Participer aux inventaires des collections en accès indirect, de l’équipement ;
– Mettre à jour les informations sur les exemplaires dans le catalogue ;
– Récupérer régulièrement au guichet de prêt et dans les boîtes à livres les documents ;
– Les pré-classer selon leur localisation et les réintégrer.
Participer au service public (40%) :
– Participer à l’accueil et à l’orientation des lecteurs suivant les postages et plannings prévus ;
– Participer aux visites.
Participer à l’exemplarisation des périodiques et en assurer la veille :
– Vérifier la conformité des notices et des documents ;
– Equiper les fascicules et les enregistrer dans Portfolio ;
– Alerter en cas de difficultés ;
– Assurer, le cas échéant, le suivi des formations des collègues.
Collaborer aux plans de conservation partagée des périodiques :
– Vérifier dans les magasins et annexe les collections sélectionnées (fascicules, années) et l’état physique ;
– Renseigner dans un fichier de récolement ces informations ;
– Reporter les informations sur l’état physique dans l’application PMB gérée par le CTLes ;
– Préparer les opérations de transfert et/ou d’éliminations ;
– Pour les éliminations mettre à jour les informations dans le Sudoc et Portfolio ;
– Tenir à jour le tableau statistique des éliminations.
Gérer le courrier documentaire (hors courrier administratif) :
– Assurer l’envoi et la réception du courrier documentaire en remplacement du titulaire
Participer à la gestion informatisée des opérations liées à la circulation des documents (prêts, retours, recherches pour des documents manquants) :
– Trier et classer les demandes par leurs cotes et par type de document ;
– Chercher le document demandé, remédier aux erreurs de cote par le biais d’une recherche catalogue ;
– Rassembler les documents des magasins du 27 et du 30, les classer selon les deux derniers chiffres de la carte du lecteur et les acheminer à la banque de prêt ;
– Effectuer les recherches pour les demandes infructueuses.
Participer à la vie de la bibliothèque : réunions, formations internes…
N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées / enrichies en fonction de l’évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.

Profil recherché:

COMPETENCES REQUISES
– Connaître le fonctionnement de la bibliothèque et l’organisation des collections, les projets en cours et les objectifs de l’établissement
– Maitrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, Google Drive) ainsi que applications spécialisées : Module catalogue Portfolio (pour les notices d’exemplaires), Module Circulation PortFolio, application PMB
– Maîtriser les différentes étapes de l’équipement et de l’exemplarisation des documents (PTouch)
– Savoir communiquer en s’adaptant aux différents types d’interlocuteurs
– Rédiger des mails et maîtriser l’orthographe
– Connaître les règles pour les notices d’exemplaires
– Etre précis, rigoureux, ordonné, savoir transmettre un savoir
– Qualité d’organisation du temps et du travail en équipe
– Maîtriser les techniques de l’accueil
– Rendre compte et alerter
– Etre titulaire du permis B

Modalités de recrutement:
STATUT
– Contrat à durée indéterminée – Temps plein
– Emploi repère : « agent de bibliothèque » – Cotation 11 à minima

Contacts pour candidater:

Les entretiens auront lieu avec :
– Isaure de SAINT-PERN, Chargée du recrutement et de la gestion des carrières – DRH
– Vincent GROSSO, Responsable opérationnel du service Gestion et Evaluation des Collections – DRIS
– Donatienne MAGNIER, Responsable du Département Valorisation et numérisation du patrimoine – DRIS
– Flavien GRAZIANI, Responsable du département des Affaires générales – DRIS

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