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Présentation – missions

L’ENVIRONNEMENT

Établissement public de près de 1000 collaborateurs placé sous la tutelle du Ministère chargé de la Santé, l’Agence Nationale de Sécurité du Médicament et des produits de santé (ANSM) exerce ses compétences dans le champ de l’ensemble des produits de santé : médicaments, produits biologiques, dispositifs médicaux et produits cosmétiques et de tatouage.
Elle vise à garantir la sécurité des produits de santé tout au long de leur du cycle de vie et à offrir un accès équitable à l’innovation pour tous les patients.
Au sein de la Direction de la Maitrise des flux et référentiels (DMFR), le pôle gestion documentaire et archivage a pour mission de concevoir, mettre en œuvre et veiller à l’amélioration continue de la politique de gestion documentaire et d’archivage de l’agence.
Afin de renforcer ses services, l’ANSM recrute son ou sa futur·e Chef de pôle gestion documentaire, archivage et contrôle de processus.

LES ENJEUX ET LES MISSIONS

Rattaché·e au Directeur de la DMFR, le ou la chef de pôle aura pour principales missions :

  • Participation à la définition et la mise en place de la politique de gestion documentaire et d’archivage de l’agence ;
  • Animation transversale et mise en place d’un réseau de correspondants en interne que vous conseillez et formez ;
  • Pilotage et encadrement des marchés de prestataires pour l’archivage papier et électronique ;
  • Management d’une équipe de 4 collaborateurs.
  • Localisation géographique : Saint-Denis (voir la carte Google Maps)
  • Type d’employeur: Établissement public scientifique et technique
  • Fonction / métier: Chargé / Chargée de mission
  • Type de contrat: Recrutement statutaire ou contractuel
  • Niveau de responsabilité : A : cadre / chargé de mission / chargé de projet

Profil recherché

De formation supérieure BAC+5, de préférence en archivistique ou techniques documentaires, vous avez une expérience approfondie en gestion documentaire et archivistique et vous connaissez la règlementation propre aux archives publiques.
Doté·e de très bonnes qualités relationnelles et d’animation, vous avez une capacité à fédérer vos interlocuteurs et développer le travail en mode transversal. Force de proposition, vous impulsez une démarche d’amélioration continue des process.

  • Date limite de candidature: Mardi, 1. mai 2018

Contact et informations

Présentation – missions

Au sein du pôle projets urbains, culture et environnement, la direction culture et patrimoine
regroupe les grands équipements culturels municipaux : le conservatoire de musique,
l’artothèque, les musées et les bibliothèques Jacques Prévert et Raymond Queneau.
La bibliothèque Jacques Prévert, installée dans les locaux rénovés du Quasar, bâtiment dédié
à la culture et situé au coeur de la ville, est la principale bibliothèque du département de la
Manche avec 200 000 documents, dont 60 000 documents patrimoniaux, 12 000 entrées et
19 000 prêts par mois.
Une équipe de 26 agents assure le fonctionnement des deux bibliothèques.

Vous êtes directement rattaché(e) à la Cheffe d’équipe Collections.
MISSIONS PRINCIPALES
Vous êtes en charge de la médiation et de la valorisation des collections patrimoniales et
régionales de la bibliothèque.
1. Participation à la gestion des collections du fonds patrimonial (20%) :
– Vous valorisez le fonds patrimonial : expositions, accueil de groupes dont « classes
patrimoines », mise à jour des vitrines patrimoniales, animations de promotion du fonds
« Sortons de notre réserve » ;
– Vous assistez la conservatrice : élaboration de la politique de conservation, gestion des
réserves, achats de nouveaux documents, traitement des dons, récolement et catalogage.
2. Gestion d’un fonds documentaire (20%) :
Vous êtes en charge de la gestion des collections contemporaines du fonds régional :
acquisitions (offices avec le libraire), catalogage, rangement.
3. Accueil du public (50%) :
– Vous accueillez et renseignez le public ;
– Vous réalisez un accueil spécifique des usagers des fonds patrimoniaux : communication des
fonds, aide à la recherche.
MISSIONS SPECIFIQUES
Vous êtes en charge de la gestion de la base iconographique numérique Coriallo : alimentation
de la base, réponses aux demandes des usagers (reproductions), achat de nouveaux
documents.

Vous faites preuve de compétences avérées en médiation.
Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et connaissez les outils de médiation numérique
du patrimoine.
Vous avez connaissance des normes de catalogage des documents anciens et des normes de
conservation préventive.
Vous avez des notions quant aux normes de sécurité relatives aux ERP.
Vous êtes curieux(se), autonome et organisé(e), et savez travailler en équipe.

  • Structure de recrutement: Bibliothèque Jacques Prévert
  • Localisation géographique : Esplanade de la Laïcité, Centre culturel Le Quasar, Cherbourg-en-Cotentin, 50100 (voir la carte Google Maps)
  • Type d’employeur: Fonction publique territoriale
  • Fonction / métier: Assistant / Assistante de conservation de bibliothèque
  • Type de contrat: Recrutement statutaire ou contractuel
  • Niveau de responsabilité : B : cadre intermédiaire / technicien

Conditions d’exercice

Travail le samedi

Temps complet

Profil recherché

Poste ouvert aux agents de catégorie B relevant du cadre d’emplois des assistants de
conservation du patrimoine et des bibliothèques par mutation, détachement ou inscription sur
liste d’aptitude.

BAC+2 – Diplôme professionnel des métiers des bibliothèques souhaité

Vous faites preuve de compétences avérées en médiation.
Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et connaissez les outils de médiation numérique
du patrimoine.
Vous avez connaissance des normes de catalogage des documents anciens et des normes de
conservation préventive.
Vous avez des notions quant aux normes de sécurité relatives aux ERP.
Vous êtes curieux(se), autonome et organisé(e), et savez travailler en équipe.

  • Rémunération: statutaire
  • Date limite de candidature: Vendredi, 20. avril 2018
  • Date de prise d’effet du poste: Vendredi, 1. juin 2018

Contact et informations

Pour toute information complémentaire sur le poste :
Héloïse CUILLIER – 02 33 23 39 44
Chef de service-Conservatrice Médiathèque
Caroline BOJARSKI – Cheffe d’équipe Collections – 02 33 23 39 47

Source : Enssib

Présentation – missions

Poste vacant (au 1er août 2018)
Intitulé du poste : Chef.fe du pôle de la documentation
Corps concerné : Titulaires prioritaires : Chargé d’études documentaires / principal – Attaché d’administration / principal – Par détachement de la fonction publique territoriale – A défaut : Contractuel.le
Affectation : Ministère de la Justice – Secrétariat général – Service de l’expertise et de la modernisation – Département des archives, de la documentation et du patrimoine (DADP) – Pôle Documentation
Localisation du poste : Millénaire 3 – 35 rue de la Gare – 75019 Paris.

  1. Missions et organisation du département

Le secrétariat général du ministère de la justice assure une mission générale de coordination et de soutien des services du ministère. Il exerce les fonctions prévues par le décret n° 2014-834 du 24 juillet 2014 relatif aux secrétaires généraux des ministères.
Rattaché au service de l’expertise et de la modernisation du secrétariat général (SEM), le département des archives, de la documentation et du patrimoine (DADP) définit, en liaison avec les directions et sous le contrôle scientifique et technique de l’administration des archives, la politique ministérielle en matière d’archives.
Il exerce une mission générale d’expertise auprès de l’ensemble des services du ministère ainsi que des juridictions et des opérateurs qui en relèvent. A ce titre, il apporte son expertise et son soutien aux directions et services du ministère, aux juridictions et aux opérateurs en matière de collecte, de conservation et de communication de leurs archives, quel qu’en soit le support. Il participe à la définition des règles de sélection et de versement des documents et données aux services publics d’archives.
En lien avec les services concernés de l’administration centrale du ministère et de ses opérateurs, il assure la définition du cycle de vie des documents et des données et le contrôle de leur élimination. Il assure la gestion des archives intermédiaires des services de l’administration centrale du ministère. Il apporte son expertise aux directions et services du ministère afin d’assurer la préservation de l’intégrité et la pérennisation des données des applications informatiques du ministère. Il assure la gestion de la plate-forme d’archivage électronique du ministère. Il prend en charge la collecte et la communication des archives de l’administration centrale du ministère, notamment l’instruction des demandes de consultation par dérogation aux délais de communicabilité des archives publiques.Il conseille les services de l’administration centrale du ministère pour l’acquisition de leur documentation ; il gère les acquisitions d’ouvrages et périodiques et souscrit les abonnements pour le compte de la Chancellerie ; il collecte les rapports produits par le ministère et gère la bibliothèque. Il assure la collecte des circulaires et publie le Bulletin officiel. Il conduit des actions de valorisation des services documentaires.
Il contribue à la mise en valeur du patrimoine et de l’histoire de la justice. Il assure le suivi des mouvements et des restaurations des objets mobiliers d’intérêt patrimonial de l’administration centrale du ministère, en particulier ceux déposés auprès du ministère par d’autres institutions, en lien avec la commission de récolement des dépôts d’œuvres d’art.

  1. Description du poste

Au sein du DADP, le Pôle de la documentation, qui gère la bibliothèque de la Chancellerie, est chargé des achats de documentation pour l’administration centrale, de l’alimentation du catalogue, de l’élaboration de produits documentaires destinés à valoriser les collections ; il répond aux demandes de recherches documentaires des directions d’administration centrale reçues via la boîte structurelle.
Il conçoit et diffuse une veille juridique hebdomadaire à près de 2500 agents (en administration centrale et en juridiction) et assure la publication du Bulletin officiel.
L’équipe est constituée de 14 agents (de catégories A, B, et C).

Le/la chef.fe du pôle, membre de l’équipe des cadres du département, outre la coordination fonctionnelle des activités, pilote les fonctions suivantes :

  • Pilotage, gestion des RH et des espaces dévolus à la bibliothèque
  • Gestion et valorisation du personnel du pôle, en lien avec le Service des ressources humaines : répartition et coordination des activités, évaluation des compétences et des résultats, suivi des projets personnalisés des agents.
  • Élaboration et suivi du budget de la documentation et des acquisitions, en lien avec le département du pilotage des ressources financières.
  • Suivi des marchés d’acquisitions et d’abonnement à des périodiques et des bases de données juridiques, ainsi que de leur renouvellement, en lien avec le Service des finances et des achats.
  • Mise à jour régulière d’un tableau de bord pour l’équipe et pour les projets en cours.
  • Supervision des bonnes conditions de l’accueil du public de la bibliothèque (planning des permanences de salle, surveillance de l’état matériel de la bibliothèque, identification des risques « hygiène et sécurité »), en lien avec le département de l’environnement du travail.
  • Gestion des espaces de stockage (rayonnages en accès libre à la bibliothèque et magasins de stockage dans l’entrepôt distant), en garantissant l’équilibre entre flux entrants et opérations de désherbage.
  • Information du chef du DADP et des cadres du département sur les projets et les activités placés sous sa responsabilité, sous forme de retours écrits et lors des réunions des chef.fe.s de pôle.
  • Pilotage d’un programme de rédaction de procédures à destination des usagers et suivi de leur actualisation.
  • Organisation des archives de gestion du pôle.
  • Politique documentaire et valorisation des ressources de la Bibliothèque

Le/la chef.fe de pôle de la documentation dirige la politique d’acquisition de la bibliothèque en organisant régulièrement des réunions d’acquisition avec les documentalistes et bibliothécaires concernés du pôle. Il s’assure de la mise en œuvre efficace par son équipe des décisions d’acquisition, de leur achat à leur mise à disposition auprès des usagers.

Il/Elle doit se tenir informé.e sur l’offre des éditeurs juridiques et leurs mutations de contenu et en matière commerciale, notamment en matière de bases de données juridiques, de façon à proposer aux services de l’administration centrale du ministère de la justice les meilleurs produits à moindre coût.

Il/Elle sera en outre chargé.e de l’organisation et de la valorisation des ressources documentaires en respectant le droit de l’information (propriété intellectuelle, contrats, droit de prêt, droit de copie, accès aux documents administratifs) par les actions suivantes :

  • supervision des travaux d’indexation et de catalogage des collections.
  • conception et supervision de la politique de prêt des collections.
  • organisation de la collecte, du traitement et de la diffusion de documents internes et externes du ministère (« littérature grise »), tous supports confondus.
  • réalisation et diffusion de produits documentaires électroniques (veille, lettre d’information, signalement de nouvelles ressources…).
  • organisation de campagnes de communication pour faire connaître la bibliothèque au sein du ministère.

Il/Elle aura pour mission le recueil des besoins des utilisateurs réels et potentiels, la conduite d’enquêtes de satisfaction et l’offre adaptée de produits et services. Un dispositif d’accueil et de formation des usagers sur place ou à distance devra être proposé.
Ces produits concourent à valoriser les collections de la bibliothèque. Ils pourront être mis en ligne sur l’espace intranet « Archives-Documentation ».

  • Gouvernance de la fonction de documentation au sein de l’administration centrale du MJ

En lien avec les directions, le/la chef.fe de pôle de la documentation garantit la cohérence de la politique documentaire de l’administration centrale du ministère de la justice. Dans ce cadre, il/elle poursuivra l’intégration du fonds de l’administration pénitentiaire et la reprise des données afférentes.
Il/Elle est responsable de la répartition des enveloppes d’acquisition de documentation de proximité allouées aux directions. Dans le cadre de ces enveloppes, il/elle valide les demandes d’acquisitions de documentation formulées par les directions et les demandes d’accès aux bases de données juridiques.
Il/Elle pilote la collecte des textes réglementaires et est garant de la publication dans les délais du Bulletin officiel du ministère de la justice.
Il/Elle conçoit les offres de service du pôle de la documentation visant à consolider ou moderniser les pratiques documentaires des directions. Il s’agira autant de projets touchant la documentation papier, que de projets informatiques de gestion électronique de documents ou de knowledge management, en lien avec le Service des systèmes d’information et de communication (projet de GED des textes réglementaires par exemple).

  • Mise en place de partenariats

En lien avec le chef de département, le/la chef.fe du pôle de la documentation conduira les actions suivantes :

  • Partenariats (écoles du MJ appartenant au réseau documentaire REDEJ, bibliothèques universitaires juridiques, bibliothèques des juridictions) autour de problématiques comme le partage de ressources, la valorisation des données juridiques publiques (en lien avec la réutilisation des données publiques), la numérisation patrimoniale, etc.
  • Participation à des opérations de communication institutionnelle, notamment par la rédaction de supports ou la participation à des réunions et des conférences.
  • Projet de nouveau système d’information de gestion de la bibliothèque (SIGB)

Du fait de l’échéance du marché de l’application documentaire de la bibliothèque de la Chancellerie au premier trimestre 2018, un projet de renouvellement du SIGB est en cours sous le pilotage du/de la chef.fe de pôle. Dans ce cadre, il/elle est responsable :

  • de l’expression et de la formalisation des besoins fonctionnels du pôle ;
  • de la conception du scénario de reprise des données ;
  • du suivi de la mise en œuvre du projet, en lien avec le chef de projet de maîtrise d’oeuvre du Service des systèmes d’information et de communication.
  • Localisation géographique : 35 rue de la Gare, Paris, 75019 (voir la carte Google Maps)
  • Type d’employeur: Fonction publique d’État
  • Fonction / métier: Responsable du service documentation
  • Type de contrat: Recrutement statutaire ou contractuel
  • Niveau de responsabilité : A : cadre / chargé de mission / chargé de projet

Conditions d’exercice

Contraintes spécifiques :

Le/la chef.fe du pôle de la documentation peut être amené.e à effectuer des permanences en salle de lecture.
Il/Elle doit être présent.e ou s’organiser pour assurer la validation dans des délais contraints de la veille hebdomadaire et du bulletin officiel mensuel.
Des déplacements sur le site distant situé en lointaine banlieue sont à prévoir. Un permis B est souhaitable.

Profil recherché

Compte-tenu des responsabilités du poste, une expérience professionnelle dans la documentation de 5 ans au moins est souhaitée. Une expérience dans le management d’équipe serait également très appréciée.

Compétences requises *

Connaissances

  • Connaissance de l’administration publique en général M et du ministère de la justice en particulier P
  • Bibliothéconomie E
  • Connaissance des problématiques juridiques et technologiques liées à l’utilisation des nouvelles technologies de l’information : technologiques d’organisation de l’information, réutilisation des données publiques, droit des nouvelles technologies, propriété intellectuelle M
  • Connaissances en droit P

Savoir-faire

  • Suivi et contrôle des performances, par le biais de tableau de bord (évaluer la qualité du service, vérifier la satisfaction des clients, mesurer la réalisation des objectifs) M
  • Capacités managériales : diriger et animer une équipe, déléguer et communiquer, planifier et rendre compte. E
  • Capacité de négociation avec les partenaires et partenaires externes dans le cadre du mandat donné par la hiérarchie M
  • Organiser le processus de collecte, capitalisation, organisation et diffusion de contenus et documents E
  • Maîtrise des outils bureautiques M et d’un logiciel de bibliothéconomie E
  • Conduite de projets informatiques et de modernisation M
  • Aisance rédactionnelle, y compris dans des délais contraints M

Savoir-être (compétences comportementales)

  • Autonomie et capacité à rendre compte
  • Représentation institutionnelle
  • Sens de la pédagogie et de la communication
  • Sens du compromis
  • Esprit d’équipe, sens du contact
  • Esprit méthodique ; esprit d’analyse et de synthèse
  • Polyvalence, réactivité et disponibilité
  • Discrétion professionnelle

* cotées sur 4 niveaux :

E – Expert : domine le sujet – capacité à le faire évoluer, à innover

M – Maîtrise : connaissances approfondies – capacité à traiter de façon autonome les situations complexes ou inhabituelles

P – Pratique : connaissances générales – capacité à traiter de façon autonome les situations courantes

I – Initié : connaissances élémentaires, notions – capacité à faire mais en étant « tutoré

  • Date limite de candidature: Vendredi, 27. avril 2018
  • Date de prise d’effet du poste: Samedi, 1. septembre 2018

Contact et informations

M. Antoine MEISSONNIER – Chef du Département des archives, de la documentation et du patrimoine – tél. 01.70.22.89.41 – Antoine.Meissonnier@justice.gouv.fr

Source : Enssib

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