Un(e) agent de bibliothèque en charge du secrétariat – Paris (75)

18 mai 2018

Présentation – missions

L’École nationale des chartes est un grand établissement d’enseignement et de recherche. La bibliothèque est spécialisée en histoire, histoire de l’art et philologie, ouverte aux élèves, enseignants et étudiants de l’École, ainsi qu’au public autorisé, du lundi au samedi.

Missions principales

  • Assurer le secrétariat de la bibliothèque de l’École nationale des chartes.
  • Assister la directrice de la bibliothèque dans le suivi administratif des activités du service.
  • Participer à l’accueil du public et à l’organisation des services aux lecteurs.

Place du poste dans l’organisation

Placé sous l’autorité de la directrice de la bibliothèque, le secrétaire de la bibliothèque a vocation à travailler en interaction avec l’ensemble de l’équipe de la bibliothèque. Au sein de l’École nationale des chartes, il travaille en articulation avec la direction générale des services, le service des ressources humaines et le service financier.

Activités relevant du secrétariat et du suivi administratif

  • Gestion des plannings
  • Organiser le planning hebdomadaire de service public (permanences des agents en salle de lecture).
  • Mettre à jour l’agenda de l’équipe de la bibliothèque.
  • Assister la directrice de la bibliothèque dans le suivi des demandes de congés, de formations et de missions des agents.

Participation à l’exécution et au suivi budgétaire

  • Gérer la régie d’avances, participer à la gestion de la régie de recettes (inscriptions des lecteurs).
  • Gérer les commandes de fournitures de la bibliothèque.
  • Assister la directrice de la bibliothèque dans le suivi du budget (saisie de bons de commande dans le logiciel de gestion comptable, enregistrement des factures, suivi de l’exécution du budget).

Gestion du courrier

  • Gérer les appels et les messages électroniques reçus par la bibliothèque (adresse de contact générique).
  • Gérer les courriers reçus et envoyés par la bibliothèque (gestion d’un chrono courrier).
  • Rédiger les lettres de relance aux lecteurs, les lettres de remerciements aux donateurs et les bordereaux de transmission.
  • Gérer les parapheurs de la bibliothèque.

Autres activités relevant du secrétariat et du suivi administratif

  • Préparer les réunions de service (ordre du jour) et en assurer le compte rendu.
  • Saisir, mettre en forme divers documents, les reproduire, les scanner, les diffuser et les conserver ( gestion et archivage des documents).

Activités relevant des services aux lecteurs

  • Accueillir, renseigner et orienter le public en salle de lecture (permanences en journée, en soirée et le samedi).
  • Assurer la surveillance des espaces publics, faire respecter le règlement de la bibliothèque.
  • Participer à l’inscription des lecteurs.
  • Enregistrer les prêts et les retours de documents, communiquer les documents en accès indirect, assister les lecteurs dans la consultation des documents sur place.
  • Participer à la fourniture de documents à distance (prêt entre bibliothèques).
  • Fournir aux lecteurs une assistance de premier niveau dans l’utilisation des postes informatiques, de la connexion internet et des appareils de reprographie.
  • Structure de recrutement: Ecole nationale des chartes – bibliothèque
  • Localisation géographique : 12 rue des Petits-Champs, Paris, 75002 (voir la carte Google Maps)
  • Type d’employeur: Fonction publique d’État
  • Fonction / métier: Agent / Agente de bibliothèque
  • Type de contrat: CDD
  • Niveau de responsabilité : C : employé / magasinier
  • Durée: 1 an

Conditions d’exercice

Poste à temps complet.

2 fermetures par semaine (19h) et plusieurs samedis par an (à définir)

Profil recherché

  • Connaissances générales relatives à l’activité des bibliothèques et à leur environnement administratif et réglementaire.
  • Notions élémentaires sur la typologie des documents, les modalités de gestion des collections, de classement et de signalement des documents dans les catalogues.
  • Utilisation d’un système informatisé de gestion de bibliothèque (SIGB), notamment les modules professionnels de circulation et de gestion des adhérents.
  • Notions élémentaires sur les règles de sécurité applicables aux bâtiments publics.
  • Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, etc.), de la messagerie électronique, etc.
  • Solides capacités rédactionnelles.
  • Capacité d’organisation, d’autonomie, de polyvalence, de rigueur et de méthode.
  • Aptitude à travailler en équipe.
  • Sens du service à l’usager.
  • Discrétion.

Des connaissances administratives et financières, dans le domaine de la comptabilité publique, seraient un plus.

  • Date limite de candidature: Jeudi, 31. mai 2018
  • Date de prise d’effet du poste: Lundi, 2. juillet 2018

Contact et informations

Candidature (CV et lettre de motivation) à adresser à Mme la directrice de l’École nationale des chartes, pour le 31 mai 2018 dernier délai, aux adresses suivantes :

rh@chartes.psl.eu

camille.degez-selves@chartes.psl.eu

Renseignements sur le poste :

– administratifs : J-Marie Canosi – 01 55 42 21 65

– fonctionnels : Camille Dégez-Selves, directrice de la bibliothèque : 01 55 42 88 63

Source : Enssib

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