Adjoint.e administratif.ve en charge des réceptions des ouvrages et des commandes de fournitures

Informations générales

Organisme de rattachement Université Sorbonne Nouvelle Paris 3 Référence de l’offre 2019-153924 Localisation Europe, France, Ile-de-France, Paris (75) Date de fin de publication 31/01/2019

Catégorie C Domaine fonctionnel Enseignement supérieur – Recherche Autres domaines fonctionnels Services aux usagers, Culture et patrimoine Statut du poste Vacant Nature du poste recherché Ouvert aux contractuels Intitulé du poste Adjoint.e administratif.ve en charge des réceptions des ouvrages et des commandes de fournitures

Descriptif de l’employeur

L’Université Sorbonne Nouvelle-Paris 3, membre fondateur de Sorbonne Paris Cité, est un établissement dédié aux lettres, langues et arts. Elle comporte 18 000 étudiants et est organisée en 3 UFR (UFR Arts et Médias, UFR Littérature, Linguistique et Didactique et UFR Langues, Littératures, Civilisations et Sociétés Etrangères), 15 Départements, une école (l’ESIT, école supérieur d’interprètes et de traducteurs) et 1 institut (l’IHEAL, institut des hautes études d’Amérique latine). 2 bibliothèques interuniversitaires sont rattachées à la Sorbonne Nouvelle-Paris 3 : la bibliothèque Sainte-Barbe et la bibliothèque Sainte-Geneviève. L’Université compte 700 enseignants et enseignants-chercheurs, 670 personnels BIATSS (bibliothèque, ingénieur, administratif, technicien, ouvrier, santé et social) et environ 1200 chargés de cours. Dans le cadre des réseaux documentaires régionaux, nationaux et internationaux, la Direction des bibliothèques universitaires :
– Gère la documentation nécessaire aux publics de l’Université (étudiants, enseignants-chercheurs, personnels) : acquisition, traitement, mise à disposition
– Accueil les usagers dans les bibliothèques
– Acquiert et met à disposition des usagers des ressources électronique en ligne
– Signale et donne accès aux documents électroniques produits par l’Université
– Forme à la méthodologie documentaire en concertation avec les équipes pédagogiques

Contexte :
L’Université Sorbonne Nouvelle – Paris 3 s’installe à Nation en 2019-2020 sur un nouveau campus construit par l’architecte Christian de Portzamparc. La future bibliothèque de l’Université rassemblera onze des bibliothèques actuelles.

Descriptif du poste

Assurer la réception des ouvrages et commandes de fournitures, ainsi que les relations avec les fournisseurs. Assurer l’accueil au standard téléphonique. Participer aux tâches d’accueil du secrétariat de la DBU.
– L’agent en question pourra être amené à participer aux groupes de travail liés à la mise en place de la future Bibliothèque.
– En fonction de l’évolution des missions de la future bibliothèque, et du souhait de l’agent, le poste en question pourra s’enrichir.

Mission 1 : Réception des ouvrages
– Réception des ouvrages dans l’application ALEPH
– Exemplarisation
– Suivi et relances des commandes de monographies
– Relations avec les fournisseurs

Mission 2 : Secrétariat
– Accueillir, informer et orienter les visiteurs de l’unité
– Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques
Réceptionner le courrier entrant et transmettre le courrier sortant au service du courrier de l’Université
– Transmettre les messages écrits et oraux
– Informer, de manière systématique, le responsable des problèmes rencontrés

Mission 3 : Gestion des fournitures
– En lien avec le gestionnaire des fournitures, des matériels, des mobiliers et des travaux : suivi des achats de petites fournitures et petits matériels de la DBU (centralisation des besoins, demande et étude des devis, réception, vérification des pièces justificatives et transmission au gestionnaire comptable de la DBU pour traitement dans le logiciel budgétaire GFC).


Conditions particulières d’exercice

– Participer à l’ouverture du secrétariat de 8h30 à 18h00 du lundi au vendredi, au sein d’une équipe de 7 personnes

Description du profil recherché

Savoir-faire opérationnels
– Maîtriser les modules « acquisitions » et « exemplaires » du progiciel ALEPH
– Maîtriser les outils bureautiques courants
– Maîtriser les outils de gestion du temps
– Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels
– Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil (Ex : savoir reformuler les demandes, savoir écouter attentivement son interlocuteur…).
– Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement de la structure ou du domaine concerné.
– Savoir restituer et transmettre l’information écrite et orale sous forme de synthèse.
– Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.

Connaissances relatives aux bibliothèques
– Missions et fonctions des bibliothèques
– Principes et règles applicables à l’achat public

Compétences relationnelles
– Sens du dialogue avec les partenaires internes et externes (fournisseurs)
– Communication
– Sens de l’organisation du travail
– Savoir travailler en équipe
– Savoir respecter les plannings

Outils utilisés : Aleph, Excel, Word, Internet

Informations complémentaires

Rémunération : Agents contractuels : salaire mensuel brut de 1563 €

Ouvert aux contractuels Oui

Localisation du poste Europe, France, Ile-de-France, Paris (75) Lieu d’affectation Campus Censier – 13 rue Santeuil – 75005 PARIS

Poste à pourvoir le 11/02/2019 Personne à contacter recrutement@sorbonne-nouvelle.fr

Source : BIEP

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