Un(e) référent(e) archives – Saint-Denis (93)

Titre de l’offre d’emploi: Référent Archives

lieu de travail : ville + département: Saint Denis

Introduction et contexte: Établissement public de près de 1000 collaborateurs placé sous la tutelle du Ministère des Affaires Sociales, de la Santé des Droits des Femmes, l’Agence Nationale de Sécurité du Médicament et des produits de santé (ANSM) exerce ses compétences dans le champ de l’ensemble des produits de santé, médicaments, produits biologiques, dispositifs médicaux et cosmétiques.
Elle vise à garantir leur sécurité tout au long du cycle de vie des produits et à permettre un accès équitable à l’innovation pour tous les patients.

Missions: Finalité du poste:
Accompagner l’amélioration continue de la politique de gestion documentaire et d’archivage, notamment :
– Évaluation, optimisation et contrôle d’un système de circulation des documents physiques ou électroniques
– Mise en œuvre des outils du records management (GED, Coffre-fort numérique, SAE, …)
– Mise en place de tableaux de gestion

Activités principales
Participer aux activités courantes de production du Pôle dans le domaine de l’archivage physique:
-En lien avec les services producteurs d’archives et leurs référents : conseil, sensibilisation, formation, déploiement des procédures de collecte des archives, utilisation interne de l’information ;
-découlant de la chaîne de traitement archivistique : tri, destructions, classement, description archivistique, réalisation d’inventaires normalisés d’archives ;

Contribuer à la coordination et au suivi (quantitatif, qualitatif et financier) des prestations nécessaires à l’exécution des missions du Pôle : le suivi des prestations et la validation de leur exécution par l’émission des services faits.
Apporter son expertise sur l’ensemble des projets liés à la gestion des documents et à leur dématérialisation et/ou numérisation.
Rédiger les procédures d’archivage électronique et mettre en place des référentiels et mode opératoires dédiés.
Participer à la reprise d’arborescences.
Apporter son aide aux utilisateurs lors de la définition des orientations à prendre pour le développement d’outils informatiques

Profil recherché: Diplôme requis: Formation BAC+5 Minimum (archiviste)
Expérience professionnelle requise: Minimum 3 ans sur un poste similaire (archives publiques)
Compétences clés recherchées:
-Maîtrise de la réglementation et des pratiques de gestion et de traitement des archives publiques
-Expérience dans le domaine du traitement d’archives publiques
-Réactivité
-Autonomie et qualités organisationnelles
-Capacité de travailler en équipe
-Maîtrise des logiciels bureautiques

Modalités de recrutement: Type de contrat : CDD 2 ans
Origine du poste: Remplacement
Conditions particulières d’exercice: Le périmètre d’activité et leurs modalités de gestion sont susceptibles d’évoluer avec le déploiement de la politique d’archivage. Travail en sous-sol (poussière et port de charge)
Date limite de dépôt des candidatures : 30/04/2020

Contacts pour candidater: Envoi des candidatures :
Direction des ressources humaines/ Pôle Développement RH
A l’attention de Lesly AVAL BEAS
Envoi des candidatures : rh@ansm.sante.fr

Ce poste est ouvert aux candidatures de personnes en situation de handicap. Outre les éventuelles adaptations du poste de travail qui seraient nécessaires, l’établissement garantit une gestion confidentielle du dossier de l’agent.

En vertu de l’Art L.5323-4 du code la santé publique, le titulaire du poste est soumis à l’obligation de remplir une déclaration publique d’intérêt. Par ailleurs, dans le cadre d’un dispositif de prévention du risque de prise illégale d’intérêt (prévu à l’Art 432-13 du code pénal), les agents publics qui souhaitent exercer une activité dans le secteur privé doivent préalablement se soumettre aux dispositions réglementaires relatives à la déontologie (information préalable de l’ANSM pour saisine de la commission de la déontologie de la fonction publique).

Type de contrat: CDD

Un(e) chargé(e) d’archives – Paris (75)

Titre de l’offre d’emploi: Chargé.e d’archives

lieu de travail : ville + département: Paris, 75005

Introduction et contexte: L’Ecole Pratique des Hautes Etudes (EPHE) est un grand établissement d’enseignement supérieur et de recherche, membre de la Comue Paris Sciences et Lettres (PSL), et membre fondateur du projet Campus Condorcet. L’EPHE est implantée sur plusieurs sites en France métropolitaine et en Polynésie française.

La/Le chargé.e d’archives assurera ses fonctions au sein du pôle documentation et archives de la direction de la recherche de l’EPHE. Ce pôle fédère trois missions principales : science ouverte et bibliométrie, valorisation des ressources documentaires et archives. Le pôle s’appuie et rend des comptes à la commission de politique documentaire de l’EPHE.

Missions: La/Le chargé.e d’archives aura pour mission principale d’assurer la collecte, le classement, la conservation, la communication et la valorisation des archives de l’EPHE en lien avec sa collègue. Elle/Il devra également avoir des compétences transversales en matière de science ouverte, bibliométrie et valorisation des ressources documentaires. La/Le chargé.e d’archives devra pouvoir à terme, assurer la coordination du pôle documentation et archives.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
1) Participer à la mise en œuvre des processus de collecte, d’évaluation, de tri et de sélection de l’ensemble des archives (administratives, pédagogiques et scientifiques, courantes, intermédiaires et définitives), papiers et électroniques en lien avec les partenaires (PSL et Campus Condorcet)

2) Participer à la politique de science ouverte à l’EPHE et assurer le rôle d’interface entre les partenaires PSL et Campus Condorcet

3) Assurer la coordination du pôle et être un(e) interlocutrice.eur privilégié(e) de la commission de politique documentaire

ACTIVITÉS ASSOCIÉES
– Réaliser l’interface avec le SIAF
– Participer à l’archivage des laboratoires SVT (Sciences de la Vie et de la Terre)
– Former et accompagner les services dans le processus d’archivage
– Participer à la mise en place de l’archivage électronique

– Être force de proposition dans le cadre de la politique de la science ouverte de l’EPHE
– Participer et représenter l’EPHE dans les différentes instances des partenaires (groupes de travail, GED du Campus Condorcet et PSL)
– Sensibilisation et information des enseignants-chercheurs et étudiants

– Préparer les réunions de la commission de politique documentaire en lien avec le Directeur de la recherche (ordre du jour, documents…)
– Gérer le budget du pôle

Profil recherché: Savoirs
– Archivistique et archivage (connaissance approfondie)
– Cadre réglementaire pour la gestion des archives publiques et privées en France, en matière de collecte, de tri et de communication d’archives publiques
– Bonne connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche en France
– Connaissance des fonctionnalités liées aux systèmes d’information documentaires (concepts, méthodes et techniques documentaires et archivistique) et aux méthodes de gestion des données
– Maitrise de l’utilisation des schémas de métadonnées de description de contenu : Dublin Core, EAD.
– Connaissance des circuits de publications scientifiques et des pratiques des chercheurs
– Connaissance des bases de données et des plateformes de diffusion des publications scientifiques (Scopus, Web of Science, Hal, Acadomia…)

Savoirs-faire
– Mettre en œuvre la gestion des archives d’un établissement
– Animer / Encadrer une équipe
– Accompagner les changements
– Piloter un projet
– Élaborer un budget
– Jouer un rôle de conseil et d’aide à la décision
– Savoir représenter l’établissement
– Initier et conduire des partenariats
– Assurer une veille métier

Savoir-être
– Assurer la confidentialité des informations et des données
– Respecter les délais
– Hiérarchiser les priorités
– Travailler en équipe

Modalités de recrutement: CV et lettre de motivation à transmettre par mail au plus tard le 1er mars 2020.

Contacts pour candidater: Benoit Collignon, Gestionnaire du pôle Recrutement : benoit.collignon@ephe.psl.eu
Jérôme Billaud, Directeur de la recherche : Jerome.Billaud@ephe.psl.eu

Type de contrat: CDD